为有效保证项目的建设进度和建设质量，湖北省高等学校数字图书馆建设项目实行领导小组、管理中心和专项工作组三级工作机制。领导小组是省数图建设的决策领导机构，由教育厅主管厅长任组长，由武汉大学和华中科技大学主管图书馆工作的校长及教育厅高教处处长担任副组长，成员包括教育厅发展规划处、财务处和科技处的副处长。管理中心是本项目建设的职能机构和执行机构，湖北省高等学校数字文书馆，http://www.hbdlib.cn，与CALIS湖北省文献信息中心统一运作。管理中心由武汉大学的主管校长任主任，武汉大学和华中科技大学图书馆馆长任副主任，全省八所部委在鄂院校和两所省属重点高校图书馆馆长任成员。管理中心设在武汉大学，下设立了系统组、文献资源建设组和服务组三个专业工作组，具体承担项目建设的组织、协调和实施。随着项目建设的逐步深入和各专项工作的开展，管理中心又根据实际需要在三个工作组下设立专项工作小组，其中系统组下设立了随书光盘加工组；资源组下设立了联合目录工作组，同时在数据库采购方面又设立了独立学院和高职高专组，湖北省高等学校数字文书馆专门负责本类高校的数据库组团工作；服务组下则设立了文献传递组和参考咨询组。
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